Protection des Données

1. Informations générales

a) Introduction

La protection de vos droits personnels lors du traitement des données personnelles est une préoccupation majeure pour les sociétés du groupe MAN (ci-après « MAN » ou « nous »). Nous traitons les données personnelles conformément aux lois applicables en matière de protection des données, par ex. conformément au règlement général européen sur la protection des données (RGPD) et aux dispositions légales du pays dans lequel l’entité responsable du traitement des données a son siège.

En complément, les sociétés MAN se sont engagées, par le biais d’une directive de groupe contraignante, à assurer une protection complète et uniforme des données à caractère personnel. Cela permet d’assurer au sein du groupe MAN, dans le monde entier, un niveau de protection comparable à celui de la Suisse, de l’Allemagne et de l’Union européenne.

Par la présente déclaration de protection des données, MAN informe ses partenaires commerciaux (y compris leurs collaborateurs et autres interlocuteurs, « partenaires commerciaux » ou « vous ») de la manière dont MAN collecte, utilise et transmet les données personnelles. Il ne s’agit pas d’une description exhaustive ; le cas échéant, d’autres déclarations de confidentialité ou conditions générales de vente et documents similaires régissent des situations spécifiques.

Les « données personnelles » sont toutes les informations se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Est considérée comme identifiable une personne physique qui peut être identifiée directement ou indirectement, en particulier par association à un identifiant tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation ou un identifiant en ligne.

b) Responsable et interlocuteur

Le responsable au sens de la loi sur la protection des données est la société MAN, qui traite vos données dans le cadre d’une relation contractuelle existante ou en cours, ou qui est identifiée par les circonstances. Toutefois, d’autres sociétés MAN peuvent également traiter des données à caractère personnel en tant que responsable du traitement, c’est-à-dire à leurs propres fins.

 

Si aucune société MAN n’est clairement identifiable en tant que responsable, la société suivante est considérée comme responsable pour les partenaires commerciaux en Suisse :

MAN Truck & Bus Schweiz AG
Tannstrasse 1

CH-8112 Otelfingen

Pour toute question relative à la protection des données, veuillez vous adresser au responsable de la protection des données de la société MAN avec laquelle une relation contractuelle existe ou est en cours d’élaboration.

Vous pouvez également nous contacter via le formulaire de contact ci-dessous ou à l’adresse suivante :

MAN Truck & Bus Schweiz AG
Responsable de la protection des données
Tannstrasse 1

CH-8112 Otelfingen

2. Collecte et traitement des données personnelles

a) Finalité et base juridique

MAN traite vos données personnelles afin d’exécuter et de gérer la relation contractuelle existante ou naissante avec vous. Vos données personnelles peuvent également être traitées dans le cadre de différentes activités de traitement à d’autres fins et, dans la mesure où la loi applicable le prévoit, selon différentes bases juridiques.

b) Sources de données

En règle générale, vos données personnelles sont collectées directement auprès de vous dans le cadre de la relation contractuelle existante ou naissante, lors d’événements ou dans le cadre d’une communication directe par e-mail, téléphone ou autres moyens. Dans certains cas, MAN peut collecter indirectement des données à caractère personnel, par exemple si quelqu’un (par ex. un de vos collaborateurs) nous transmet vos données. Dans la mesure où cela est autorisé, MAN peut également extraire certaines données de sources accessibles au public (par ex. registre des poursuites, registre foncier, registre du commerce, presse, Internet) ou les obtenir d’autres entreprises liées à MAN (en particulier d’autres sociétés MAN), d’autorités et d’autres tiers (par ex. agences de renseignements sur le crédit). Dans certains cas, il est possible que des données personnelles soient dérivées de la combinaison de différentes données non personnelles.

c) Obligation de mise à disposition des données

Vous devez fournir au responsable du traitement les données à caractère personnel nécessaires à l’établissement et à l’exécution de la relation contractuelle ainsi qu’au respect des obligations contractuelles qui en découlent. Sans cette mise à disposition, MAN ne peut pas remplir ses obligations et ne peut pas conclure ou exécuter la relation contractuelle.

d) Finalités des activités de traitement

Vous trouverez ci-dessous un aperçu des finalités de nos activités de traitement :

Conclusion et exécution de contrats

Cela comprend l’encaissement, le traitement des demandes de renseignements et des cas de garantie, l’offre et le développement de nos produits, services, sites Web, services en ligne et autres plateformes sur lesquelles nous sommes présents, etc.

Appel d’offres de services et de matériel

Envoi de demandes de renseignements, relance des offres en attente, contrôle commercial et vérification de l’exhaustivité des offres, négociations.

Traitement des commandes (matériel, prestations de service)

Saisie de la commande, passation, envoi et suivi dans le système.

Suivi des fournisseurs, suivi d’autres partenaires commerciaux

En particulier, la communication relative aux produits ou aux services, la réponse aux demandes ou aux exigences, la gestion des difficultés d’approvisionnement et des risques ; l’entretien et le développement des relations commerciales ; la communication en dehors de l’exécution du contrat, etc.

Contrôle de l’approvisionnement, contrôle de la qualité

En particulier, l’établissement de chiffres d’affaires avec les fournisseurs ou sur les références, l’établissement de rapports et d’autres aspects commerciaux de MAN pour la gestion et le développement de l’entreprise, l’établissement de statistiques, de budgets, d’enregistrements et d’informations de gestion.

Respect des obligations légales, conformité

En particulier, le respect des obligations de conservation, la garantie des exigences de conformité par le biais d’actions de contrôle (par ex. contrôle des listes de sanctions, blanchiment d’argent), l’exploitation d’un système de contrôle interne et d’autres systèmes de surveillance pour garantir la régularité des processus commerciaux ; le contrôle du respect des règles internes de MAN ; la participation aux enquêtes et procédures, la coopération et la réponse aux demandes des autorités et des tribunaux.

Garantie des activités commerciales

En particulier, la coordination et l’optimisation des activités et des offres et la garantie du traitement efficace des transactions en impliquant différentes sociétés de MAN ; communication avec d’autres sociétés du groupe et des tiers, traitement des demandes ; organisation de l’exploitation commerciale.

Garantie de la sécurité informatique, de la protection personnelle et de la protection des tiers

En particulier, le dépannage, l’exploitation et le développement de nos systèmes informatiques, de notre site Web ainsi que d’autres plateformes, les contrôles d’identité, la protection des installations informatiques, de nos collaborateurs et d’autres personnes ainsi que des actifs, des données et des secrets commerciaux (par ex. par des scanners de réseau et de messagerie) ; le respect du droit interne, la sécurité de nos installations et bâtiments (par ex. contrôles d’accès, vidéosurveillance).

Gestion des risques

En particulier la consultation et l’échange de données avec les organismes d’information pour déterminer les risques de solvabilité et de défaut ou la solvabilité.

Publicité et marketing

En particulier, les études de marché et d’opinion, le suivi des médias ; l’envoi de newsletters et de matériel publicitaire ; l’organisation d’événements.

Exécution d’opérations sociales

En particulier, la vente ou l’achat de secteurs d’activité, de sociétés ou de parties de sociétés et d’autres transactions sociales, ainsi que le transfert de données à caractère personnel y afférent.

Gestion des litiges

En particulier, l’exercice de droits légaux et la défense dans le cadre de litiges juridiques et de procédures administratives.

Prévention et clarification des infractions pénales et autres comportements répréhensibles

Notamment la lutte contre les abus, la collecte de preuves, la réalisation d’enquêtes internes, l’analyse de données pour la lutte contre la fraude.

e) Catégories de données personnelles

Les données traitées relèvent des catégories de données suivantes:

• Coordonnées professionnelles et données organisationnelles (relatives au travail)
• Données d’utilisation informatiques
• Données relatives aux relations professionnelles/privées et caractéristiques
• Coordonnées bancaires et données de solvabilité
• Données contractuelles
• Données de communication
• Informations issues de registres publics
• Informations relatives aux procédures administratives et judiciaires
• Informations issues des médias et d’Internet
• Informations relatives à la publicité et au marketing

f) Bases juridiques

Les activités de traitement susmentionnées sont légitimées par les bases juridiques suivantes, dans la mesure où elles sont nécessaires, conformément au droit applicable :

• Consentement à une ou plusieurs fins déterminées (art. 6, par. 1, let. a du RGPD)
• Exécution du contrat ou initiation du contrat (art. 6, par. 1, let. b du RGPD)
• Respect des obligations légales (art. 6, par. 1, let. c du RGPD)
• Pour la protection d’intérêts légitimes (art. 6, par. 1, let. f du RGPD) :
  • Existence d’une relation pertinente et appropriée entre le responsable du traitement et la personne concernée
  • Prévention de la fraude
  • Publicité directe
  • Transfert de données au sein d’un groupe d’entreprises à des fins administratives internes (y compris les données des clients et des employés)
  • Traitement aux fins susmentionnées lorsque cela est nécessaire pour protéger nos intérêts légitimes ou ceux de tiers ou pour protéger les intérêts publics légitimes.

3. Transmission de données personnelles

Au sein de MAN, les services qui ont besoin de vos données personnelles pour les finalités de traitement susmentionnées ont accès à celles-ci.

Vos données personnelles peuvent également être transmises aux catégories de destinataires suivantes, dans la mesure où le transfert est nécessaire à la réalisation des finalités de traitement susmentionnées :

• Prestataires de services (y compris sous-traitants et auxiliaires d’exécution) au sein de MAN ainsi que tiers externes, dans le pays et à l’étranger ;

• Sociétés du groupe MAN dans le pays et à l’étranger ;

• Partenaires commerciaux, y compris les distributeurs, fournisseurs et agents ;

• Clients de MAN ;

• Organisations professionnelles, associations, et autres organismes ;

• Concurrents ;

• Acquéreurs ou personnes intéressées par l’acquisition de secteurs d’activité, de sociétés ou d’autres parties de MAN ;

• Parties à une procédure judiciaire potentielle ou réelle ;

• Autorités locales, nationales et étrangères, agences et tribunaux ;

• Le public, y compris les visiteurs des sites Web et des réseaux sociaux ;

tous désignés conjointement par « destinataire ».

Si des données à caractère personnel sont transmises à des tiers, les dispositions de protection des données actuelles des tiers s’appliquent également. Les tiers peuvent être responsables conjointement avec nous ou agir en tant que sous-traitants.

Vos données personnelles peuvent notamment être transmises dans les cas suivants :

• Si la transmission de vos données personnelles est nécessaire à l’exécution ou à l’initiation de la relation contractuelle, par exemple pour le financement de l’objet du contrat ou le traitement conjoint de la commande avec des partenaires liés au projet (par exemple carrossiers).

• Nous transmettons également vos données personnelles à des prestataires de services mandatés par nos soins dans le cadre du traitement des commandes (par ex. numérisation de factures papier, mise à disposition d’une plateforme de fournisseurs).

• La transmission de vos données de base et de contact a lieu pour garantir une base de données uniforme et actuelle dans une banque de données centrale (d’autres entreprises du groupe Volkswagen peuvent également accéder à cette base de données) ainsi que pour le contrôle de la solvabilité.

• Nous pouvons également transmettre vos données de base et de contact ainsi que les données relatives aux offres et aux commandes à des fins de suivi des fournisseurs, telles que la communication, à des entreprises correspondantes du Groupe Volkswagen.

• Lorsque nous sommes tenus de transmettre vos données personnelles pour nous conformer à la législation nationale, par ex. transmission aux autorités fiscales, tribunaux, auditeurs.

4. Transmission de données personnelles à l’étranger

MAN peut communiquer des données à caractère personnel à des destinataires en Suisse, en Allemagne, dans d’autres pays de l’UE et de l’EEE, au Royaume-Uni et dans tout autre pays du monde, en particulier dans tous les pays dans lesquels MAN est représenté par des sociétés du groupe, des succursales ou d’autres bureaux et représentants (en particulier les pays de l’UE, le Royaume-Uni, les États-Unis, le Canada, etc. ; cf. https://www.man.eu/worldwide/en/index.html) ainsi que dans les pays dans lesquels nos prestataires de services traitent vos données (notamment les pays de l’EEE).

Si nous communiquons des données personnelles à des entreprises affiliées, à des prestataires de services ou à d’autres destinataires dans des pays en dehors de l’Espace économique européen (EEE) ou de la Suisse, la communication n’a lieu que dans la mesure où un niveau de protection des données adéquat a été confirmé au pays tiers par la Commission européenne ou par le Conseil fédéral suisse, des garanties de protection des données appropriées et suffisantes (par ex. clauses contractuelles types de l’UE, réglementations internes contraignantes en matière de protection des données) garantissent une protection adéquate des données ou s’il existe une exception légale, en particulier si

• vous avez donné votre consentement explicite ;

• la communication est nécessaire à l’exécution d’un contrat avec vous ou d’un contrat dans votre intérêt ;

• la communication est nécessaire à l’exécution d’une obligation légale ; la communication est nécessaire à la préservation d’intérêts publics prépondérants, à la constatation, à l’exercice ou à l’exécution de droits légaux ou à la protection de votre vie ou de votre intégrité physique ou de celle d’un tiers ;

• vous avez rendu les données à caractère personnel généralement accessibles et n’avez pas expressément interdit leur traitement ; ou

• les données à caractère personnel proviennent d’un registre prévu par la loi et accessible au public ou à des personnes ayant un intérêt digne de protection, dans la mesure où les conditions légales de consultation sont remplies au cas par cas.

Vous pouvez obtenir une copie des garanties contractuelles relatives à la protection des données auprès du point de contact mentionné à l’avant-propos ou vous renseigner auprès de celui-ci pour savoir où obtenir une telle copie. Nous nous réservons le droit de noircir ou de ne fournir que des extraits de ces copies pour des raisons de protection des données ou de confidentialité.

5. Stockage et suppression des données

En principe, nous traitons vos données personnelles aussi longtemps que cela est nécessaire aux fins susmentionnées.

Vos données personnelles peuvent en outre être conservées tant que nous y sommes légalement tenus ou que des délais de prescription légaux sont en cours ou que des droits peuvent être exercés à l’encontre de MAN. Cela résulte, par exemple, d’obligations légales de preuve et de conservation, régies entre autres par le code suisse des obligations (CO), dans l’ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico) et la loi sur la TVA (LTVA). Nous pouvons également conserver les données personnelles aussi longtemps que les intérêts commerciaux légitimes l’exigent (par exemple à des fins de preuve et de documentation). Nous conservons donc en principe les données à caractère personnel liées au contrat pendant la durée de la relation contractuelle et pendant dix ans après la fin de la relation contractuelle.

En outre, un enregistrement a lieu dans la mesure où il existe d’autres obligations de conservation légales ou contractuelles, par exemple en relation avec la responsabilité du fait des produits.

Si les données personnelles ne sont plus nécessaires à l’accomplissement de la finalité du traitement, elles sont supprimées ou anonymisées dans la mesure du possible. Sous réserve d’un accord écrit explicite, MAN n’est pas tenue de conserver les données à caractère personnel pendant une durée déterminée.

6. Vos droits

Outre le droit d’accès aux données vous concernant et le droit de rectification de vos données, vous disposez également d’un droit de suppression de vos données ainsi que d’un droit d’opposition au traitement ou à la limitation du traitement de vos données, dans la mesure où aucune disposition légale ne s’y oppose. En outre, dans certains cas et dans un format électronique courant permettant une utilisation et une transmission ultérieures, vous disposez d’un droit d’édition et de transmission des données.

Si nous collectons et traitons vos données personnelles sur la base de votre consentement, vous avez également le droit de révoquer le consentement que vous nous avez donné avec effet pour l’avenir. Votre révocation ne compromet pas la légalité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de ce dernier.

Nous vous informerons séparément de vos droits en rapport avec d’éventuels processus décisionnels individuels automatisés, dans la mesure où la loi l’exige. En principe, nous n’utilisons aucune procédure de prise de décision individuelle automatisée pour établir et mettre en œuvre la relation commerciale.

Pour exercer vos droits, veuillez vous adresser au point de contact indiqué ci-dessus. En outre, vous pouvez utiliser les options éventuellement intégrées à nos services, par exemple un lien dans un e-mail pour vous désabonner d’une newsletter. Si nécessaire, nous devons vérifier votre identité avant de pouvoir traiter vos demandes.

Si, malgré nos efforts à conserver des données exactes et actualisées, des informations fausses étaient sauvegardées, nous les rectifierons après mention correspondante.

Nous nous réservons le droit de restreindre vos droits dans le cadre du droit applicable et, par exemple, de ne pas fournir d’informations ou de ne pas les fournir complètement, ou de ne pas supprimer les données.

Vous avez le droit de faire valoir vos droits en justice ou de déposer une plainte auprès de l’autorité de protection des données compétente. L’autorité suisse compétente en matière de protection des données est le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (https://www.edoeb.admin.ch/edoeb/fr/home.html).

7. Processus décisionnel automatisé

En principe, nous n’utilisons pas de prise de décision entièrement automatisée pour établir et mener à bien la relation commerciale, ainsi que pour toute autre raison (comme prévu par exemple à l’art. 22 du RGPD ou à l’art. 21 de la loi fédérale suisse sur la protection des données (LPD). Si nous avons recours à de telles procédures dans des cas particuliers, nous vous en informerons séparément et vous informerons des droits y afférents, dans la mesure où la loi applicable l’exige.

8. Sécurité

MAN protège vos données par des mesures de sécurité techniques et organisationnelles afin d’éviter des manipulations involontaires ou préméditées, une perte, une destruction ou l’accès de personnes non autorisées.

Nos mesures de sécurité, telles que le cryptage des données, sont régulièrement améliorées en fonction de l’évolution de la technologie.

9. Vos obligations

Si vous nous fournissez des données personnelles d’autres personnes (par ex. des données de collègues de travail), veuillez vous assurer que ces personnes connaissent la présente déclaration de confidentialité et ne nous communiquez leurs données personnelles que si vous êtes autorisé à le faire et si ces données sont exactes.

Veuillez noter qu’Internet n’est généralement pas un environnement sécurisé, car il s’agit d’un réseau ouvert accessible à tout le monde. C’est pourquoi nous faisons appel à votre propre responsabilité en ce qui concerne le traitement de vos données à caractère personnel. Nous déclinons toute responsabilité pour la sécurité des données que vous nous transmettez sur Internet (par ex. par e-mail) ou par d’autres moyens électroniques, ainsi que pour d’éventuels dommages directs et indirects, dans la mesure où la loi l’autorise. Nous vous demandons de choisir d’autres canaux de communication si cela semble nécessaire ou raisonnable pour des raisons de sécurité.

10. Modification de la déclaration de confidentialité

MAN peut modifier la présente déclaration de protection des données à tout moment et sans préavis. La version actuelle publiée sur notre site Internet (https://www.man.eu/ch/de/general/datenschutz-routing.html pour la Suisse) s’applique.

Si la déclaration de confidentialité fait partie d’un accord avec vous, nous pouvons vous informer de toute modification de la déclaration de confidentialité par e-mail ou par tout autre moyen approprié.

Janvier 2024