Datenschutz Geschäftspartner

1. Allgemeine Informationen

a) Einleitung

Der Schutz Ihrer Persönlichkeitsrechte bei der Bearbeitung von Personendaten ist für die Gesellschaften der MAN Gruppe (nachfolgend „MAN“ oder "wir") ein wichtiges Anliegen. Wir bearbeiten Personendaten in Übereinstimmung mit den anwendbaren Datenschutzgesetzen, z.B. gemäss der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) und gemäss den gesetzlichen Bestimmungen des Landes, in dem die für die Datenbearbeitung verantwortliche Stelle ihren Sitz hat.

Ergänzend haben sich die MAN Gesellschaften durch eine verbindliche Konzernrichtlinie zu einem umfassenden und einheitlichen Schutz von Personendaten verpflichtet. Hierdurch wird innerhalb der MAN Gruppe weltweit ein Schutzniveau sichergestellt, das mit demjenigen in der Schweiz, Deutschland und der Europäischen Union vergleichbar ist.

Mit dieser Datenschutzerklärung informiert MAN ihre Geschäftspartner (einschliesslich deren Mitarbeitenden und sonstigen Kontaktpersonen, "Geschäftspartner" oder "Sie"), wie MAN Personendaten erhebt, verwendet und weitergibt. Das ist keine abschliessende Beschreibung; allenfalls regeln andere Datenschutzerklärungen oder allgemeine Geschäftsbedingungen und ähnliche Dokumente spezifische Sachverhalte.

„Personendaten“ sind dabei alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt identifiziert werden kann, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten oder zu einer Online-Kennung.

b) Verantwortlicher und Ansprechpartner

Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts ist die MAN Gesellschaft, die Ihre Daten im Rahmen eines bestehenden oder sich anbahnenden Vertragsverhältnisses bearbeitet, oder die aus den Umständen ersichtlich ist. Andere MAN Gesellschaften dürfen jedoch ebenfalls Personendaten als Verantwortliche, das heisst für ihre eigenen Zwecke, bearbeiten.

 

Ist keine MAN Gesellschaft eindeutig als Verantwortliche erkennbar, gilt für Geschäftspartner in der Schweiz die folgende Gesellschaft als Verantwortliche:

MAN Truck & Bus Schweiz AG
Tannstrasse 1

8112 Otelfingen

Bei datenschutzbezogenen Fragen wenden Sie sich bitte an den Verantwortlichen für Datenschutz bei der MAN Gesellschaft, mit der ein Vertragsverhältnis besteht bzw. sich anbahnt.

Sie können sich auch über das untenstehende Kontaktformular oder über die folgende Adresse an uns wenden:

MAN Truck & Bus Schweiz AG
Verantwortlicher Datenschutz
Tannstrasse 1

8112 Otelfingen

2. Erhebung und Bearbeitung von Personendaten

a) Zweckbindung und Rechtsgrundlage

MAN bearbeitet Ihre Personendaten, um das mit Ihnen bestehende oder sich anbahnende Vertragsverhältnis durchzuführen und zu verwalten. Ihre Personendaten können zudem im Rahmen verschiedener Bearbeitungstätigkeiten zu unterschiedlichen weiteren Zwecken und, soweit vom anwendbaren Recht vorgesehen, auf Basis verschiedener Rechtsgrundlagen bearbeitet werden.

b) Datenquellen

Ihre Personendaten werden in der Regel direkt bei Ihnen im Rahmen des bestehenden bzw. sich anbahnenden Vertragsverhältnisses, an Anlässen oder in direkter Kommunikation über E-Mail, Telefon oder andere Mittel erhoben. In bestimmten Fällen kann MAN indirekt Personendaten erheben, z.B. wenn jemand (z.B. Mitarbeitende von Ihnen) Ihre Daten an uns weitergibt. Soweit dies erlaubt ist, kann MAN auch öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Betreibungsregister, Grundbücher, Handelsregister, Presse, Internet) gewisse Daten entnehmen oder solche von anderen mit MAN verbundenen Unternehmen (insbesondere von anderen MAN Gesellschaften), von Behörden und sonstigen Dritten (wie z.B. Kreditauskunfteien) erhalten. In Einzelfällen ist es möglich, dass Personendaten aus der Kombination von verschiedenen nicht personenbezogenen Daten abgeleitet werden.

c) Verpflichtung zur Datenbereitstellung

Die zur Aufnahme und Durchführung des Vertragsverhältnisses und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlichen Personendaten müssen Sie dem Verantwortlichen bereitstellen. Ohne diese Bereitstellung kann MAN ihren Pflichten nicht nachkommen und das Vertragsverhältnis nicht eingehen oder abwickeln.

d) Zwecke der Bearbeitungstätigkeiten

Im Folgenden geben wir Ihnen eine Übersicht über die Zwecke unserer Bearbeitungstätigkeiten:

Abschluss und Abwicklung von Verträgen

Einschliesslich Inkasso; Abwicklung von Rückfragen und Gewährleistungsfällen; Angebot und Weiterentwicklung unserer Produkte, Dienstleistungen, Websites, Online-Services und weiteren Plattformen, auf welchen wir präsent sind etc.

Ausschreibung von Dienstleistungen und Material

Anfragen versenden, ausstehende Angebote einfordern, kaufmännische Prüfung und Vollständigkeitsprüfung der Angebote, Verhandlungen führen.

Bestellabwicklung (Material, Dienstleistungen)

Bestellung im System schreiben, aufgeben, versenden und verfolgen.

Lieferantenbetreuung, Betreuung von anderen Geschäftspartnern

Insbesondere Kommunikation bzgl. der Produkte oder Dienstleistungen, Beantwortung von Anfragen bzw. Anforderungen, Engpass- und Risikomanagement; Pflege und Entwicklung von Geschäftsbeziehungen; Kommunikation ausserhalb der Vertragsabwicklung etc.

Beschaffungscontrolling, Qualitätskontrolle

Insbesondere Erstellen von Umsatzzahlen zu Lieferanten bzw. zu Sachnummern, Erstellen von Berichten und sonstigen geschäftlichen Aspekte von MAN zur Unternehmensführung und -entwicklung, Erstellen von Statistiken, Budgets, Aufzeichnungen und Managementinformationen.

Erfüllung gesetzlicher Pflichten, Compliance

Insbesondere Einhaltung von Aufbewahrungspflichten, Sicherstellung von Compliance-Anforderungen durch Prüfhandlungen (z.B. Sanktionslistenprüfung, Geldwäsche), Betrieb eines internen Kontrollsystems (IKS) und anderer Monitoring Systeme zur Sicherstellung der Ordnungsmässigkeit der Geschäftsprozesse; Überprüfung der Einhaltung interner Regeln von MAN; Mitwirkung bei Untersuchungen und Verfahren, Kooperation mit und Beantwortung der Anfragen von Behörden und Gerichten.

Gewährleistung des Geschäftsbetriebs

Insbesondere Koordination und Optimierung der Aktivitäten und Angebote und Sicherstellung der effizienten Transaktionsabwicklung unter Einbezug verschiedener Gesellschaften von MAN; Kommunikation mit anderen Gruppengesellschaften und Dritten, Bearbeitung von Anfragen; Organisation des Geschäftsbetriebs.

Gewährleistung der IT-Sicherheit, Selbst- und Drittschutz

Insbesondere Fehlerbehebung, Betrieb und Weiterentwicklung unserer IT-Systeme, unserer Website sowie weiteren Plattformen, Identitätsprüfungen, Schutz der IT-Anlagen, unserer Mitarbeitenden und weiterer Personen sowie von Vermögenswerten, Daten und Geschäftsgeheimnissen (z.B. durch Netzwerk- und Mailscanner); Wahrung des Hausrechts, Sicherheit unserer Anlagen und Gebäude (z.B. Zutrittskontrollen, Videoüberwachungen).

Risikosteuerung

Insbesondere Konsultation von und Datenaustausch mit Auskunftstellen zur Ermittlung von Bonitäts- und Ausfallrisiken bzw. der Kreditwürdigkeit.

Werbung und Marketing

Insbesondere Markt- und Meinungsforschung, Medienbeobachtung; Zusendung von Newsletter und Werbematerial; Durchführung von Anlässen.

Durchführung gesellschaftlicher Transaktionen

Insbesondere Verkauf oder Kauf von Geschäftsbereichen, Gesellschaften oder Teilen von Gesellschaften und andere gesellschaftliche Transaktionen, und die damit verbundene Übertragung von Personendaten.

Umgang mit Rechtsstreitigkeiten

Insbesondere Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung im Zusammenhang mit rechtlichen Streitigkeiten und behördlichen Verfahren.

Verhinderung und Aufklärung von Straftaten und sonstigem Fehlverhalten

Insbesondere Missbrauchsbekämpfung, Sammeln von Beweismitteln, Durchführung interner Untersuchungen, Datenanalysen zur Betrugsbekämpfung.

e) Kategorien der Personendaten

Die bearbeiteten Daten sind unter folgenden Datenkategorien einzuordnen:

• Berufliche Kontakt- und (Arbeits-)Organisationsdaten
• IT-Nutzungsdaten
• Daten zu persönlichen/beruflichen Verhältnissen & Merkmalen
• Bonitäts- und Bankdaten
• Vertragsdaten
• Kommunikationsdaten
• Angaben aus öffentlichen Registern
• Angaben im Zusammenhang mit behördlichen und gerichtlichen Verfahren
• Angaben aus Medien und Internet
• Angaben im Zusammenhang mit Werbung und Marketing

f) Rechtsgrundlagen

Die oben genannten Bearbeitungstätigkeiten sind, sofern gemäss dem anwendbaren Recht notwendig, durch nachfolgende Rechtsgrundlagen legitimiert:

• Einwilligung zu einem oder zu mehreren bestimmten Zwecken (Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO)
• Erfüllung des Vertrags oder Vertragsanbahnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO)
• Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO)
• Zur Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO):
• • Bestehen einer massgeblichen und angemessenen Beziehung zwischen Verantwortlichem und Betroffenen
  • Verhinderung von Betrug
  • Direktwerbung
  • Übermittlung von Daten innerhalb einer Unternehmensgruppe für interne Verwaltungszwecke (einschliesslich Kunden und Beschäftigtendaten)
  • Bearbeitung für die oben genannten Zwecke, wenn dies zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder von Dritten oder zur Wahrung berechtigter öffentlicher Interessen erforderlich ist.

3. Weitergabe von Personendaten

Innerhalb von MAN erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Personendaten, die diese zur Erfüllung der genannten Bearbeitungszwecke benötigen.

Ihre Personendaten können auch an die folgenden Kategorien von Empfängern weitergegeben werden, sofern die Weitergabe der Erfüllung der genannten Bearbeitungszwecke dient:

• Dienstleister (einschliesslich Auftragsbearbeiter und Erfüllungsgehilfen) innerhalb von MAN sowie externe Dritte, im In- und Ausland;

• Gruppengesellschaften von MAN im In- und Ausland;

• Geschäftspartner, einschliesslich Händler, Lieferanten und Agenten;

• Kunden von MAN;

• Branchenorganisationen, Verbände, Organisationen und weitere Gremien;

• Mitbewerber;

• Erwerber oder Interessenten am Erwerb von Geschäftsbereichen, Gesellschaften oder sonstigen Teilen von MAN;

• Parteien in möglichen oder tatsächlichen Rechtsverfahren;

• Lokale, nationale und ausländische Behörden, Amtsstellen und Gerichte;

• Öffentlichkeit, einschliesslich Besucher von Websites und sozialer Medien;

alle gemeinsam als "Empfänger" bezeichnet.

Wenn Personendaten an Dritte weitergegeben werden, sind die jeweils aktuellen Datenschutzbestimmungen der Dritten zusätzlich anwendbar. Die Dritten können mit uns gemeinsam verantwortlich sein oder als Auftragsbearbeiter agieren.

Insbesondere können Ihre Personendaten in folgenden Fällen weitergegeben werden:

• Wenn die Weitergabe Ihrer Personendaten zur Durchführung oder Anbahnung des Vertragsverhältnisses erforderlich ist, wie z.B. bei der Finanzierung des Vertragsgegenstands oder bei der gemeinsamen Auftragsabwicklung mit projektbezogenen Partnern (z.B. Aufbauhersteller).

• Wir geben Ihre Personendaten auch an von uns beauftragte Dienstleiter im Rahmen von Auftragsbearbeitungen weiter (z.B. Digitalisierung von Papierrechnungen, Bereitstellung einer Lieferantenplattform).

• Die Weitergabe Ihrer Stamm- und Kontaktdaten erfolgt zur Sicherstellung eines einheitlichen und aktuellen Datenbestandes in einer zentralen Datenbank (auf diese Datenbank können auch andere Unternehmen der Volkswagen Gruppe zugreifen) sowie zur Bonitätsprüfung.

• Wir können Ihre Stamm- und Kontaktdaten sowie die Angebots- und Bestelldaten zu Zwecken der Lieferantenbetreuung, wie z.B. Kommunikation, auch an entsprechende Unternehmen der Volkswagen Gruppe weitergeben.

• Wenn wir zur Weitergabe Ihrer Personendaten zur Einhaltung nationaler Rechtsvorschriften verpflichtet sind, z.B. Übermittlung an Finanzbehörden, Gerichte, Wirtschaftsprüfer.

4. Bekanntgabe von Personendaten ins Ausland

MAN kann Personendaten an Empfänger in der Schweiz, Deutschland, anderen Ländern der EU und des EWR, im Vereinigten Königreich und in jedem anderen Land der Erde bekannt geben, insbesondere in alle Länder, in denen MAN durch Gruppengesellschaften, Zweigniederlassungen oder sonstige Büros und Repräsentanten vertreten ist (insbesondere Länder der EU, das Vereinigte Königreich, USA, Kanada etc.; vgl. https://www.man.eu/worldwide/en/index.html) sowie in die Länder, in denen unsere Dienstleister ihre Daten bearbeiten (so namentlich die Länder des EWR).

Sollten wir Personendaten an verbundene Unternehmen, Dienstleister oder andere Empfänger in Länder ausserhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) oder der Schweiz bekannt geben, erfolgt die Bekanntgabe nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission, bzw. durch den Schweizer Bundesrat, ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde, angemessene und ausreichende Datenschutzgarantien (z. B. EU-Standardvertragsklauseln, verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften) einen angemessenen Datenschutz gewährleisten oder eine gesetzliche Ausnahme vorliegt, insbesondere wenn

• Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung erteilt haben;

• die Bekanntgabe zur Abwicklung eines Vertrags mit Ihnen oder eines Vertrags in Ihrem Interesse erforderlich ist;

• die Übermittlung zur Erfüllung einer gesetzlichen Pflicht erforderlich ist; die Übermittlung zur Wahrung überwiegender öffentlicher Interessen, zur Feststellung, Ausübung oder Durchsetzung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz des Lebens oder der körperlichen Unversehrtheit von Ihnen oder Dritter nötig ist;

• Sie die Personendaten allgemein zugänglich gemacht und eine Bearbeitung nicht ausdrücklich untersagt haben; oder

• die Personendaten aus einem gesetzlich vorgesehenen Register stammen, das öffentlich oder für Personen mit einem schutzwürdigen Interesse zugänglich ist, soweit im Einzelfall die gesetzlichen Voraussetzungen der Einsichtnahme erfüllt sind.

Sie können bei der eingangs genannten Kontaktstelle eine Kopie der vertraglichen Datenschutzgarantien beziehen oder erfahren durch sie, wo eine solche Kopie eingeholt werden kann. Wir behalten uns vor, solche Kopien aus datenschutzrechtlichen Gründen oder aus Geheimhaltungsgründen zu schwärzen oder nur auszugsweise zu liefern.

5. Datenspeicherung und -löschung

Grundsätzlich bearbeiten wir Ihre Personendaten, solange sie für die oben genannten Zwecke erforderlich sind.

Ihre Personendaten können darüber hinaus gespeichert werden, solange wir dazu gesetzlich verpflichtet sind, oder gesetzliche Verjährungsfristen laufen bzw. Ansprüche gegen MAN geltend gemacht werden können. Dies ergibt sich beispielsweise durch rechtliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten, die unter anderem im schweizerischen Obligationenrecht (OR), in der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) und dem Mehrwertsteuergesetz (MWSTG) geregelt sind. Wir können Personendaten zudem so lange speichern, wie berechtigte Geschäftsinteressen dies erfordern (z.B. für Beweis- und Dokumentationszwecke). Vertragsbezogene Personendaten speichern wir somit grundsätzlich für die Dauer des Vertragsverhältnisses und zehn Jahre über die Beendigung des Vertragsverhältnisses hinaus.

Darüber hinaus erfolgt eine Speicherung, sofern weitere gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungspflichten bestehen, wie zum Beispiel im Zusammenhang mit der Produkthaftung.

Sind die Personendaten für die Erfüllung des Bearbeitungszwecks nicht mehr erforderlich, werden sie grundsätzlich und soweit möglich gelöscht oder anonymisiert. Unter Vorbehalt einer ausdrücklichen schriftlichen Vereinbarung ist MAN Ihnen gegenüber nicht verpflichtet, Personendaten für eine bestimmte Dauer aufzubewahren.

6. Ihre Rechte

Neben dem Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden Daten und dem Recht auf Berichtigung Ihrer Daten haben Sie, soweit dem keine gesetzlichen Regelungen entgegenstehen, auch das Recht auf Löschung Ihrer Daten sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Bearbeitung bzw. das Recht auf Einschränkung der Bearbeitung Ihrer Daten. Ferner steht Ihnen in gewissen Fällen und in einem gängigen elektronischen Format, welches die weitere Nutzung und Übermittlung ermöglicht, das Recht auf Datenherausgabe und -übertragung zu.

Wenn wir Ihre Personendaten aufgrund Ihrer Einwilligung erheben und bearbeiten, haben Sie zudem das Recht, die von Ihnen erteilte Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Ihr Widerruf lässt die Rechtmässigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenbearbeitung unberührt.

Über Ihre Rechte im Zusammenhang mit allfälligen automatisierten Einzelentscheidungsfindungen werden wir Sie gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist. Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzen wir grundsätzlich keine Verfahren der automatisierten Einzelentscheidungsfindung.

Um Ihre Rechte auszuüben, wenden Sie sich bitte an die eingangs bezeichnete Kontaktstelle. Zudem können Sie allfällig die in unsere Dienste eingebetteten Optionen nutzen, z.B. Link in einer E-Mail zur Abbestellung eines Newsletters. Soweit notwendig, müssen wir Ihre Identität verifizieren, bevor wir Ihre Anträge bearbeiten können.

Sollten trotz unserer Bemühungen um Datenrichtigkeit und Aktualität falsche Informationen gespeichert sein, werden wir diese nach entsprechendem Hinweis berichtigen.

Wir behalten uns vor, Ihre Rechte im Rahmen des jeweils anwendbaren Rechts einzuschränken und z.B. keine oder keine vollständige Auskunft zu erteilen oder Daten nicht zu löschen.

Sie haben das Recht, Ihre Ansprüche gerichtlich durchzusetzen oder bei der zuständigen Datenschutzbehörde eine Beschwerde einzureichen. Die zuständige Datenschutzbehörde in der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (http://www.edoeb.admin.ch).

7. Automatisierte Entscheidungsfindung

Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung und auch sonst nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte automatische Entscheidungsfindung (wie etwa in Art. 22 DSG-VO oder Art. 21 des Schweizer Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG) geregelt). Sollten wir solche Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren und Sie über die damit zusammenhängenden Rechte aufklären, sofern dies gemäss dem anwendbaren Recht erforderlich ist.

8. Sicherheit

Ihre Daten werden von MAN durch technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen geschützt, um zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder den Zugriff unberechtigter Personen zu vermeiden.

Unsere Sicherheitsmassnahmen, wie z. B. die Datenverschlüsselung, werden entsprechend der technologischen Entwicklung regelmässig verbessert.

9. Ihre Pflichten

Wenn Sie uns Personendaten anderer Personen (z.B. Daten von Arbeitskollegen) zur Verfügung stellen, stellen Sie bitte sicher, dass diese Personen die vorliegende Datenschutzerklärung kennen und teilen Sie uns deren Personendaten nur mit, wenn Sie dies dürfen und wenn diese Personendaten korrekt sind.

Wir weisen Sie darauf hin, dass das Internet generell keine sichere Umgebung ist, weil es ein offenes Netzwerk ist, worauf jedermann zugreifen kann. Daher appellieren wir hinsichtlich des Umgangs mit Ihren Personendaten auch an Ihre Eigenverantwortung. Für die Sicherheit von Daten, die Sie über das Internet (z.B. per E-Mail) oder auf andere elektronische Wege an uns übermitteln, und für allfällige unmittelbare und mittelbare Schäden schliessen wir, soweit gesetzlich zulässig, jede Haftung aus. Wir bitten Sie, andere Kommunikationskanäle zu wählen, sollte dies aus Sicherheitsgründen notwendig oder vernünftig erscheinen.

10. Änderung der Datenschutzerklärung

MAN kann die vorliegende Datenschutzerklärung jederzeit ohne Vorankündigung anpassen. Es gilt die jeweils aktuelle, auf unserer Website (für die Schweiz https://www.man.eu/ch/de/general/datenschutz-routing.html) publizierte Fassung.

Ist die Datenschutzerklärung Teil einer Vereinbarung mit Ihnen, können wir Sie über die Änderung der Datenschutzerklärung per E-Mail oder auf andere geeignete Weise informieren.

Januar 2024