Protezione dei dati

1. Informazioni generali

a) Introduzione

Le società del gruppo MAN (di seguito “MAN”) attribuiscono grande importanza alla protezione dei diritti della personalità nel trattamento dei dati personali. I dati personali vengono trattati in accordo con le prescrizioni del Regolamento europeo generale sulla protezione dei dati (RGPD) e secondo le disposizioni legislative del paese nel quale ha sede il titolare del loro trattamento.

Oltre a ciò le società del gruppo MAN si sono impegnate a una protezione ampia e unitaria dei dati personali con una direttiva vincolante per tutto il gruppo. In questo modo MAN garantisce in tutto il mondo un livello di protezione paragonabile a quello attuato in Germania e nell’Unione Europea.

I nostri collaboratori sono inoltre tenuti a mantenere la riservatezza nell’impiego dei dati personali.

b) Titolare incaricato e referente

Titolare ai sensi del diritto di protezione dei dati è la società MAN che tratta i rispettivi dati nel quadro di un rapporto contrattuale esistente o in via di avviamento.

Per questioni legate alla protezione dei dati rivolgersi al responsabile/coordinatore della protezione dei dati della società MAN con cui sussiste o è in via di avviamento il rapporto contrattuale.

Il responsabile/coordinatore della protezione dei dati MAN è riportato qui .

2. Raccolta e trattamento di dati personali

a) Limitazione della finalità e base giuridica

MAN tratta i dati personali per l’esecuzione e la gestione del rapporto contrattuale esistente o in via di avviamento con l'interessato. In questo contesto i dati personali vengono trattati per finalità diverse nel quadro di attività di trattamento differenti.

b) Fonti di dati

Solitamente i dati personali vengono raccolti direttamente presso l'interessato nel quadro del rapporto contrattuale esistente o in via di avviamento. Obbligo di messa a disposizione di dati

c) Obbligo di messa a disposizione di dati

I dati personali necessari per l’esecuzione del rapporto contrattuale devono essere a disposizione del responsabile. Se non vengono messi a disposizione, MAN non può assolvere agli obblighi di legge e iniziare il rapporto contrattuale.

d) Finalità delle attività di trattamento

Qui di seguito è riportata una panoramica delle finalità delle attività di trattamento svolte:

Appalto di servizi e materiale

Invio di richieste, richiesta di offerte non ancora presentate, verifica commerciale e verifica di completezza delle offerte, conduzione di trattative.

Disbrigo di ordini (materiali, servizi)

Redazione, trasmissione, invio e follow-up di ordini nel sistema.

Assistenza ai fornitori

Comunicazione relativa a prodotti o servizi, risposta a richieste di offerte ovvero di requisiti, gestione di difficoltà momentanee e dei rischi.

Controlling degli acquisti

Cifre di fatturato relative a fornitori ovvero codici articolo.

Rispetto di obblighi di legge

Rispetto di obblighi di conservazione, assicurazione dei requisiti di compliance tramite azioni di controllo (ad es. controllo lista sanzioni, riciclaggio di denaro), impiego di un sistema di controllo interno (SCI) e altri sistemi di monitoraggio per assicurare la regolarità d'affari

I dati trattati vanno classificati in base alle seguenti categorie:

• Dati professionali di contatto e dell'organizzazione (di lavoro)
• Dati di utilizzo IT
• Dati su condizioni personali/professionali e caratteristiche
• Dati bancari e di solvibilità
• Dati contrattuali

Le suddette attività di trattamento sono legittimate dalle seguenti basi giuridiche:

• Consenso a una o più specifiche finalità (articolo 6 paragrafo 1 lettera a RGPD)
• Esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali (articolo 6 paragrafo 1 lettera b RGPD)
• Adempimento di obblighi legali (articolo 6 paragrafo 1 lettera c RGPD)
• Ponderazione degli interessi (articolo 6 paragrafo 1 lettera f RGPD)
  • Esistenza di un rapporto pertinente e adeguato tra responsabile e interessati
  • Prevenzione delle frodi
  • Pubblicità diretta
  • Trasmissione di dati all’interno di un gruppo imprenditoriale a fini amministrativi interni (compresi dati dei clienti e dei dipendenti)

3. Trasmissione dei dati personali

In determinati casi i dati personali possono essere trasmessi anche ad altri organismi:

Se la trasmissione dei dati personali è necessaria per l’esecuzione o l'avviamento del rapporto contrattuale, come ad es. per il finanziamento dell’oggetto del contratto o nel caso di disbrigo comune degli ordini insieme a partner del progetto (ad es. allestitori).

I dati personali vengono da noi trasmessi anche a fornitori di servizi incaricati nell’ambito dell’elaborazione di ordini (ad es. digitalizzazione di fatture cartacee, realizzazione di una piattaforma per fornitori).

I dati principali e di contatto vengono trasmessi per assicurare una base di dati unitaria e attuale dei dati contenuti in una banca dati centrale (a cui possono accedere anche altre aziende del gruppo Volkswagen) e per la verifica della solvibilità.

Dopo aver ricevuto il consenso dell’interessato i dati principali e di contatto nonché i dati relativi a offerte e ordinazioni possono essere trasmessi anche alle relative aziende del gruppo Volkswagen a fini di assistenza ai fornitori, come ad es. per la comunicazione.

Qualora fossimo tenuti alla trasmissione dei dati personali nel rispetto della legislazione nazionale, ad es. trasmissione ad autorità fiscali, giudiziarie, revisori dei conti.

Con tutte le società del gruppo MAN e Volkswagen che ricevono i dati sono stati conclusi contratti di protezione dei dati al fine di garantirne un elevato livello di protezione.

Se dovessimo trasmettere dati personali a imprese collegate o fornitori di servizi al di fuori dello Spazio economico europeo (SEE), la trasmissione avviene solo nella misura in cui la Commissione europea abbia attestato al paese terzo un livello adeguato di protezione dei dati o esistano altre garanzie adeguate e sufficienti della protezione dei dati (ad es. clausole di protezione dei dati secondo standard dell'Unione europea o certificazione secondo lo scudo UE-USA per la privacy).

4. Memorizzazione e cancellazione dei dati

In linea di massima i dati personali vengono da noi cancellati quando non sono più necessari per le finalità suddette.

I dati personali rimangono memorizzati fino a quando vi siamo tenuti per legge o non siano ancora scaduti termini di prescrizione previsti dalla legge. Ciò risulta regolarmente in base a obblighi legali di documentazione e di conservazione disciplinati anche nel Codice Civile [ted.], nel Codice Commerciale [ted.] o nella Legge generale tributaria della Repubblica Federale Tedesca.

I dati vengono inoltre memorizzati qualora sussistano altri obblighi di conservazione per legge o per contratto, ad es. in connessione con la responsabilità del produttore.

5. I diritti dell'interessato

Oltre al diritto di accedere ai relativi dati personali e al diritto di ottenere la rettifica, all'interessato spettano anche il diritto di cancellazione, il diritto di opposizione al trattamento ovvero il diritto di limitazione al trattamento dei dati, nella misura in cui ciò non contrasti con alcuna regolamentazione di legge. All'interessato spetta inoltre il diritto alla portabilità dei dati.

Nel quadro della raccolta e del trattamento dei dati personali basati sul consenso, sussiste inoltre il diritto per l'interessato di revocare il consenso con effetto per il futuro. La revoca non pregiudica la liceità del trattamento dei dati fondata sul consenso che sia stato effettuato prima della revoca.

Se necessario, prima di poter eseguire il disbrigo delle richieste dobbiamo verificare l’identità dell'interessato.

Qualora siano state memorizzate informazioni non corrette, nonostante il nostro impegno per garantire dati esatti e attuali, queste saranno corrette su relativa richiesta.

In caso di reclami è possibile rivolgersi a un’autorità di controllo della protezione dei dati.

6. Processo decisionale automatizzato

Non esiste un processo decisionale automatizzato secondo l’articolo 22 paragrafi 1, 4 RGPD.

7. Sicurezza

I dati vengono protetti da MAN tramite misure di sicurezza tecniche e organizzative, al fine di evitare manipolazioni casuali o intenzionali, nonché la perdita, la distruzione o l'accesso da parte di persone non autorizzate.

Le nostre misure di sicurezza, quali ad esempio la codifica dei dati, vengono continuamente migliorate in base ai più recenti sviluppi tecnologici.