Varstvo podatkov

1. Splošne informacije

a) Uvod

Zaščita vaših pravic do zasebnosti pri obdelavi osebnih podatkov je za družbe v Skupini MAN (v nadaljevanju "MAN") izjemno pomembna. Osebne podatke obdelujemo v skladu z določbami Splošne uredbe EU o varstvu podatkov (GDPR) in v skladu s pravnimi predpisi države, v kateri se nahaja upravljavec obdelave podatkov.

Poleg tega so se družbe v Skupini MAN zavezale, da bodo z izvajanjem zavezujoče politike skupine zagotovile celovito in enotno varstvo osebnih podatkov. Znotraj Skupine MAN je s tem zagotovljena raven varstva po vsem svetu, ki je primerljiva z ravnijo varstva v Nemčiji in Evropski uniji.

Poleg tega so naši zaposleni dolžni ohranjati zaupnost pri ravnanju z osebnimi podatki..

b) Upravljavec, kontaktna oseba in podatki

Upravljavec, kot ga opredeljuje zakon o varstvu podatkov, je družba MAN, ki obdeluje vaše podatke v okviru obstoječega ali nastajajočega pogodbenega razmerja.

V primeru vprašanj v zvezi z varstvom podatkov se obrnite na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov v družbi MAN, s katero imate ali začenjate pogodbeno razmerje, preko kontaktnega obrazca, do katerega lahko dostopite tukaj .

2. Zbiranje in obdelava osebnih podatkov

a) Omejitev namena in pravna podlaga

Družba MAN obdeluje vaše osebne podatke za izvajanje in upravljanje obstoječega ali nastajajočega pogodbenega razmerja z vami. Pri tem se vaši osebni podatki obdelujejo za različne namene v okviru različnih dejavnosti obdelave.

b) Viri podatkov

Praviloma se vaši osebni podatki zbirajo neposredno od vas v okviru obstoječega ali začetnega pogodbenega razmerja.

c) Obveznost zagotavljanja podatkov

Upravljalcu morate zagotoviti osebne podatke, ki so potrebni za izvedbo pogodbenega razmerja. Če teh podatkov ne zagotovite, MAN ne more izpolniti ustreznih zakonskih obveznosti in skleniti pogodbenega razmerja z vami.

d) Predvideni namen dejavnosti obdelave

V nadaljevanju je podan pregled predvidenih namenov naših dejavnosti obdelave:

Analiza trga in identifikacija novih strank: na primer analiza trga, nastopi na sejmih, spletna mesta, dogodki za stranke, nagradne igre in druge promocijske kampanje.

Tržno komuniciranje: na primer pošiljanje revij, glasil in brošur o izdelkih ter omogočanje aplikacij.

Priprava ponudb: konfigurator proizvodov ter priprava ponudb storitev za posamezne proizvode in vozila.

Obdelava naročil: izpolnjevanje obrazcev za naročila, plačilni postopki, možnosti plačila, pogoji dostave in izpolnjevanje zakonskih obveznosti, kot so izdajanje računov, knjigovodstvo in revizija, notranje stroškovno računovodstvo, kontroling (npr. vračila, povračila stroškov in kompenzacije), poročanje (npr. za namene kakovosti podatkov, upravljanja in načrtovanja), poročanje in načrtovanje ključnih kazalnikov uspešnosti prodaje ter izvajanje postopka upravljanja reklamacij/obveznosti.

Optimizacija proizvodnih procesov in kakovosti vozil: evidentiranje podatkov o vozilih (npr. preverjanje verodostojnosti in določanje ključnih indikatorjev za zmanjšanje porabe in obrabe), evidentiranje podatkov o storitvah in vzdrževanju ter kod napak za diagnosticiranje napak in preprečevanje napak, ocenjevanje podatkov o vozilih glede izpolnjevanja garancijskih obveznosti, odgovornosti za izdelke (odpoklici izdelkov), analiziranje podatkov o vozilih za izboljšanje kakovosti funkcij vozil ter za optimizacijo proizvodov in storitev.

Dobava izdelkov: predaja vozila.

Evidentiranje in analiziranje povratnih informacij strank (ugotavljanje zadovoljstva strank): anketa o zadovoljstvu strank in upravljanje pritožb strank.

Poprodajno trženje: usposabljanje o proizvodih in storitvah ter omogočanje aplikacij ter programov.

Načrtovanje in obdelava naročil delavnic: omogočanje storitev popravil (spletno dogovarjanje o terminih).

Vračanje vozil: dogovor o odkupu, trg rabljenih vozil.

Izpolnjevanje zakonskih obveznosti: skladno z obveznostmi hrambe, zagotavljaje izpolnjevanja zahtev glede skladnosti s pregledi, delovanje sistema notranje kontrole (ICS) in drugih sistemov spremljanja za zagotavljanje skladnosti poslovnih procesov s predpisi.

Obdelane podatke je mogoče razvrstiti v naslednje kategorije podatkov:

• poklicni kontaktni in (delovni) organizacijski podatki
• podatki o uporabi informacijske tehnologije (IT)
• zasebni kontaktni in identifikacijski podatki
• podatki o osebnih/poklicnih okoliščinah in značilnostih
• pogodbeni podatki
• podatki o uporabi vozila s številko VIN/registrsko tablico vozila – garancija, jamstvo, odgovornost za izdelek, varno upravljanje vozila
• podatki o uporabi vozila z VIN/registrsko tablico vozila – nastavitve udobja, multimedija, navigacija – podatki, ki izhajajo iz uporabe vozila in so povezani z VIN/registrsko tablico vozila ter zadevajo nastavitve udobja, npr. nastavitev sedežev, želeni radijski kanal, nastavitve klimatske naprave, navigacijski podatki, kontaktni podatki za e- pošto/SMS itd.
• podatki o uporabi vozila, povezani s številko VIN/registrsko tablico vozila - asistenčni sistemi, upravljanje itd. – podatki, ki izhajajo iz uporabe vozila in so povezani s številko VIN/registrsko tablico vozila ter se nanašajo na ravnanje in/ali uporabo asistenčnih sistemov in s tem povezanih podatkov o konkretni namestitvi, itd.
• podatki o položaju
• posebna kategorija: slikovno in video gradivo

Navedene dejavnosti obdelave so upravičene z naslednjimi pravnimi podlagami:

• soglasje za enega ali več določenih namenov (člen 6(1)(a) GDPR)
• izpolnitev pogodbe ali aktivnosti pred sklenitvijo pogodbe (člen 6(1)(b) GDPR)
• izpolnjevanje zakonskih obveznosti (člen 6(1)(c) GDPR).
• uravnoteženje interesov (člen 6(1)(f) GDPR)
  • obstoj ustreznega in primernega razmerja med upravljalcem in posameznikom, na katerega se nanašajo osebni podatki
  • preprečevanje goljufij
  • neposredno trženje
  • prenos podatkov znotraj skupine podjetij za namene notranjega upravljanja (vključno s podatki o strankah in zaposlenih).

3. Prenos osebnih podatkov

V nekaterih primerih se lahko vaši osebni podatki razkrijejo tudi drugim organom: če je razkritje vaših osebnih podatkov potrebno za izvedbo ali začetek pogodbenega razmerja, na primer v primeru skupne obdelave naročila s partnerji, ki sodelujejo pri projektu (npr. proizvajalci karoserij).

Vaše osebne podatke bomo razkrili tudi ponudnikom storitev, ki smo jih naročili v okviru obdelave naročila (npr. za organizacijo sejemskih dogodkov, izvajanje anket o zadovoljstvu strank, pošiljanje e-novic ter gostovanje in upravljanje sistemov CRM).

Vaši osnovni podatki in kontaktni podatki so razkriti v centralizirani zbirki podatkov zaradi zagotavljanja enotne in aktualne zbirke podatkov.

Če se strinjate, lahko vaše osnovne podatke in kontaktne podatke ter podatke o ponudbi in naročilu razkrijemo tudi zadevnim pogodbenim servisom, trgovcem in prostim uvoznikom za namene izvajanja storitev za stranke, kot je oblikovanje ponudbe storitev za posamezna vozila ali regionalne podpore na kraju samem.

Vaši osebni podatki se razkrijejo drugim organom tudi, če moramo izpolniti zakonske zahteve, ki veljajo v posameznih državah glede razkritja vaših osebnih podatkov, npr. za prenos finančnim organom, sodiščem in revizorjem.

Da bi zagotovili visoko raven zasebnosti podatkov, smo z vsemi družbami v Skupini MAN in Skupini Volkswagen, ki prejemajo podatke, sklenili pogodbe o varstvu podatkov.

Če osebne podatke posredujemo povezanim družbam ali ponudnikom storitev zunaj Evropskega gospodarskega prostora (EGP), bo prenos podatkov izveden le, če je Komisija EU potrdila, da je v tretji državi zagotovljena ustrezna raven zasebnosti podatkov, ali če so zagotovljena druga ustrezna in zadostna jamstva za varstvo podatkov (npr. Standardne pogodbene klavzule EU.

4. Shranjevanje in brisanje podatkov

Vaše osebne podatke izbrišemo takoj, ko jih ne potrebujemo več za zgoraj navedene namene. Vaše osebne podatke hranimo toliko časa, kolikor nam to nalaga zakon, ali kolikor veljajo zakonsko določeni zastaralni roki. To se redno pojavlja zaradi zakonskih obveznosti zagotavljanja dokazil in hranjenja evidenc, ki jih ureja zakonodaja, vključno z nemškim civilnim zakonikom (Bürgerliches Gesetzbuch - BGB), nemškim trgovinskim zakonikom (Handelsgesetzbuch - HGB) in nemškim davčnim zakonikom (Abgabenordnung - AO).

Poleg tega se podatki shranjujejo le, če za to obstajajo dodatne zakonske ali pogodbene obveznosti shranjevanja, na primer v okviru odgovornosti za proizvode.

5. Vaše pravice

Imate pravico, da ste obveščeni o podatkih, ki se nanašajo na vas, in pravico do popravka svojih podatkov. Če ni zakonskih predpisov, ki bi določali drugače, imate tudi pravico do izbrisa podatkov in ugovora obdelavi podatkov ter pravico do omejitve obdelave vaših podatkov. Poleg tega imate pravico do prenosljivosti podatkov. Če vaše osebne podatke zbiramo in obdelujemo na podlagi vaše privolitve, imate tudi pravico do preklica privolitve, ki ste jo podali s prihodnjim učinkom. Na zakonitost obdelave podatkov, ki se izvaja z vašim soglasjem, dokler ga ne prekličete, vaš preklic soglasja ne vpliva. Po potrebi moramo pred obdelavo vaših zahtevkov preveriti vašo identiteto. Če so bile kljub našim prizadevanjem za vzdrževanje točnih in posodobljenih podatkov shranjene napačne informacije, jih bomo na ustrezno zahtevo popravili.

Svoje pravice lahko uveljavite preko kontaktnega obrazca, do katerega lahko dostopite tukaj, ali tako, da svoje zahteve sporočite na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov v družbi MAN, s katero imate ali začenjate pogodbeno razmerje, kontaktni podatki so objavljeni v sklopu KONTAKT na dnu te strani.

V primeru pritožb se lahko obrnete na nadzorni organ za varstvo podatkov.

6. Avtomatizirano odločanje

Ne izvajamo avtomatiziranega sprejemanja individualnih odločitev v smislu člena 22 (1) in (4) Splošne uredbe o varstvu podatkov.

7. Varnost

MAN uporablja tehnične in organizacijske varnostne ukrepe za zaščito vaših podatkov pred naključno ali namerno manipulacijo, izgubo in uničenjem ter pred dostopom nepooblaščenih oseb.

Naše varnostne ukrepe, kot je šifriranje podatkov, redno izboljšujemo v skladu s tehnološkim razvojem.