MAN Česká republika

Ochrana osobních údajů

1. Obecné informace

a) Úvod

Ochrana vašich osobních práv při zpracování osobních údajů je pro společnosti skupiny MAN (dále jen "MAN") prvořadým zájmem. Osobní údaje zpracováváme v souladu s ustanoveními obecného nařízení EU o ochraně osobních údajů (GDPR) a v souladu s právními předpisy země, v níž se nachází správce zpracovávaných údajů.

Kromě toho se společnosti MAN zavázaly zajistit komplexní a jednotnou ochranu osobních údajů prostřednictvím zavedení závazné koncernové politiky. V rámci společnosti MAN je tak celosvětově zajištěna úroveň ochrany, která je srovnatelná s úrovní ochrany v Německu a Evropské unii.

Kromě toho jsou naši zaměstnanci povinni zachovávat mlčenlivost, pokud jde o nakládání s osobními údaji.

b) Správce, kontaktní osoba a informace

Správcem ve smyslu zákona o ochraně osobních údajů je společnost MAN, která zpracovává vaše údaje v rámci existujícího nebo začínajícího smluvního vztahu.

V případě dotazů týkajících se ochrany osobních údajů se obraťte na pověřence pro ochranu osobních údajů/koordinátora ochrany osobních údajů ve společnosti MAN, se kterou máte nebo zahajujete smluvní vztah.

Pověřenci pro ochranu osobních údajů/koordinátoři ochrany osobních údajů ve společnosti MAN jsou uvedeni v seznamu. zde .

2. Shromažďování a zpracování osobních údajů

a) Omezení účelu a právní základ

Společnost MAN zpracovává vaše osobní údaje za účelem realizace a správy stávajícího nebo začínajícího smluvního vztahu s vámi. V této souvislosti jsou vaše osobní údaje zpracovávány pro různé účely v rámci řady činností zpracování.

b) Zdroje údajů

Vaše osobní údaje jsou zpravidla shromažďovány přímo od vás v rámci existujícího nebo začínajícího smluvního vztahu.

c) Povinnost poskytnout údaje

Správci jste povinni poskytnout osobní údaje potřebné k realizaci smluvního vztahu. Pokud tyto údaje neposkytnete, společnost MAN nemůže splnit příslušné zákonné povinnosti a vstoupit do smluvního vztahu.

d) Zamýšlený účel činností zpracování

Přehled zamýšleného účelu našich činností zpracování je uveden níže:

Vypisování výběrových řízení na služby a materiály

Zasílání poptávek, výzva k předložení nevyřízených nabídek, obchodní kontrola a kontrola úplnosti nabídek a provádění jednání.

Zpracování objednávek (materiálů a služeb)

Vypisování, zadávání, odesílání a sledování objednávek v systému.

Podpora dodavatelů

Komunikace týkající se produktů nebo služeb, odpovídání na dotazy a požadavky a řízení úzkých míst a rizik.

Kontrola zadávání zakázek

Údaje o prodeji týkající se dodavatelů a/nebo čísel dílů.

Dodržování zákonných povinností

Dodržování retenčních povinností, zajištění plnění požadavků na dodržování předpisů prostřednictvím kontrol (např. kontroly sankčních seznamů a praní špinavých peněz), provozování systému vnitřní kontroly (ICS) a dalších monitorovacích systémů pro zajištění souladu obchodních procesů s předpisy.

Zpracovávané údaje lze rozdělit do následujících kategorií údajů:

  • Profesní kontaktní a (pracovní) organizační údaje
  • údaje o používání IT
  • Údaje o osobních/profesních okolnostech a charakteristikách
  • Údaje o bonitě a bankovní údaje
  • Smluvní údaje

Výše uvedené činnosti zpracování jsou odůvodněny následujícími právními základy:

    • Souhlas s jedním nebo více stanovenými účely (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR).
    • Plnění smlouvy nebo zahájení smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR).
    • Plnění právních povinností (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR)
    • Vyvážení zájmů (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR)
    • Existence relevantního a přiměřeného vztahu mezi správcem a subjektem údajů.
    • Předcházení podvodům
    • Přímá reklama
    • Předávání údajů v rámci podnikové skupiny pro účely interního řízení (včetně údajů o zákaznících a zaměstnancích)

3. Předávání osobních údajů

V určitých případech mohou být vaše osobní údaje předány i jiným subjektům:

Pokud je zpřístupnění vašich osobních údajů nezbytné pro realizaci nebo zahájení smluvního vztahu, např. v případě financování předmětu smlouvy nebo v případě společného zpracování zakázky s partnery v rámci projektu (např. výrobci karoserií).

Vaše osobní údaje rovněž zpřístupníme poskytovatelům služeb, které jsme pověřili v rámci zpracování zakázky (např. digitalizace papírových faktur a zajištění dodavatelské platformy).

Vaše základní údaje a kontaktní údaje jsou zveřejňovány v centralizované databázi za účelem zajištění jednotného a aktuálního datového fondu a pro kontrolu úvěruschopnosti (do této databáze mají přístup i další společnosti koncernu Volkswagen).

V případě vašeho souhlasu můžeme vaše základní údaje a kontaktní údaje, jakož i údaje o nabídkách a objednávkách, zpřístupnit také příslušným společnostem v koncernu Volkswagen za účelem podpory dodavatelů, např. komunikace.

Pokud jsme povinni splnit právní požadavky specifické pro danou zemi týkající se zveřejnění vašich osobních údajů, např. pro předání finančním úřadům, soudům a auditorům.

V zájmu zajištění vysoké úrovně ochrany osobních údajů byly se všemi společnostmi v rámci skupiny MAN a Volkswagen Group, které přijímají údaje, uzavřeny smlouvy o ochraně osobních údajů.

Pokud předáváme osobní údaje přidruženým společnostem nebo poskytovatelům služeb mimo Evropský hospodářský prostor (EHP), k předání údajů dojde pouze tehdy, pokud Komise EU potvrdila, že ve třetí zemi existuje odpovídající úroveň ochrany osobních údajů, nebo jsou zavedeny jiné přiměřené a dostatečné záruky ochrany údajů (např. standardní smluvní doložky EU nebo certifikace v souladu se štítem na ochranu soukromí EU/USA).

4. Ukládání a vymazávání údajů

Vaše osobní údaje vymažeme, jakmile již nejsou potřebné pro výše uvedené účely.

Vaše osobní údaje uchováváme po dobu, po kterou nám to ukládá zákon, nebo po dobu, po kterou platí zákonné promlčecí lhůty. Tato pravidelnost vyplývá ze zákonných povinností poskytovat důkazy a uchovávat záznamy, které se řídí právními předpisy včetně Bürgerliches Gesetzbuch (BGB - německý občanský zákoník), Handelsgesetzbuch (HGB - německý obchodní zákoník) a Abgabenordnung (AO - německý daňový řád).

Kromě toho jsou údaje ukládány pouze v případě, že k tomu existují další zákonné nebo smluvní povinnosti ukládání, například v souvislosti s odpovědností za výrobek.

5. Vaše práva

Máte právo být informováni o údajích, které se vás týkají, a právo na opravu svých údajů. Za předpokladu, že neexistuje zákonná úprava, která by stanovila opak, máte rovněž právo na výmaz svých údajů a právo vznést námitku proti zpracování svých údajů a právo na omezení zpracování svých údajů. Dále máte právo na přenositelnost údajů.

Pokud vaše osobní údaje shromažďujeme a zpracováváme na základě vašeho souhlasu, máte rovněž právo udělený souhlas s účinností do budoucna odvolat. Zákonnost zpracování údajů prováděného na základě vašeho souhlasu až do jeho odvolání zůstává odvoláním souhlasu nedotčena.

V případě potřeby musíme před zpracováním vašich žádostí ověřit vaši totožnost.

Pokud i přes naši snahu o udržování přesných a aktuálních údajů došlo k uložení nesprávných informací, na základě příslušné žádosti tyto informace opravíme.

V případě stížností existuje možnost obrátit se na orgán dozoru nad ochranou osobních údajů.

6. Automatizované rozhodování

Neprovádíme automatizované individuální rozhodování ve smyslu čl. 22 odst. 1 a 4 obecného nařízení o ochraně osobních údajů.

7. Bezpečnost

Společnost MAN používá technická a organizační bezpečnostní opatření k ochraně vašich údajů před náhodnou nebo úmyslnou manipulací, ztrátou a zničením a před přístupem neoprávněných osob.

Naše bezpečnostní opatření, jako je šifrování dat, jsou pravidelně zdokonalována v souladu s technologickým vývojem.

Kontakt

Kontakt na tým pro ochranu údajů a pro uplatnění práv subjektu údajů

MAN Truck & Bus Czech Republic s.r.o.

Obchodní 120

251 01 Cestlice