Kommt es innerhalb der MAN Gruppe zu Compliance Verstößen, kann dies zu erheblichen Risiken für die MAN Gruppe und die betroffenen Mitarbeiter führen. Integrität und gesetzeskonformes Verhalten genießen deshalb innerhalb der MAN Gruppe höchste Priorität. Um diese Werte zu gewährleisten, hat MAN klare und transparente Prozesse geschaffen, die sicherstellen, dass Compliance Verstöße intern erkannt, aufgeklärt und unverzüglich abgestellt werden.
Die Compliance Organisation nimmt Hinweise auf mögliche Compliance Verstöße entgegen und stellt sicher, dass solche Hinweise von der geeigneten Stelle innerhalb des Konzerns behandelt werden. Schwerwiegende Compliance Verstöße im Bereich der schweren Wirtschaftskriminalität sowie des Kartell- und Datenschutzrechts werden unter der Verantwortlichkeit des Corporate Compliance Office untersucht. Diese zentrale Zuständigkeit für die Entgegennahme von Hinweisen und die Untersuchung von schwerwiegenden Compliance Verstößen gewährleistet, dass Fehlverhalten aufgedeckt wird und Risiken für die MAN Gruppe frühzeitig erkannt und abgewendet werden können.
Die Compliance Organisation führt jährlich eine konzernweite Risikoanalyse mit dem Ziel der Ermittlung von Compliance Risiken in den Bereichen Korruption, Kartellrecht und Datenschutz durch. Diese Risikoanalyse erstreckt sich über sämtliche Teilkonzerne und berücksichtigt Anzahl und Größe der einzelnen Konzerngesellschaften, das Geschäftsmodell, die Kunden- und die Vertriebsstruktur, den Korruptionswahrnehmungs- Index von Transparency International in den Zielmärkten sowie die jeweilige lokale Wettbewerbsstruktur. Auf dieser Risikoanalyse werden regelmäßig Compliance Audits durchgeführt. Diese beinhalten eine systematische Datenanalyse und eine Prüfung der Compliance Kontrollen. Sie identifizieren Schwachstellen im Hinblick auf Compliance Themen und ermitteln mögliche Ansatzpunkte für eine Verbesserung der Systeme. Aus den Ergebnissen der Compliance Risikoanalyse und der Compliance Audits werden die Struktur der Compliance Organisation, das auf die Bedürfnisse der MAN zugeschnittene Compliance Programm sowie weitere Maßnahmen zur Vermeidung von Compliance Risiken abgeleitet.
Um sicherzugehen, dass Einkaufs- und Bezahlprozesse bei MAN richtlinienkonform ablaufen und Compliance Risiken in diesen Bereichen frühzeitig aufgedeckt werden, hat MAN ein elektronisches Monitoring-System eingeführt, das die Kontrollen des Internen Kontrollsystems ergänzt. Entsprechen bestimmte Prozessprüfungspunkte nicht den in den zentralen Richtlinien der MAN Gruppe zum Thema Einkauf, Rechnungswesen und Zahlungsverkehr vorgeschriebenen Verfahrensweisen, generiert das CCM-System einen automatischen Alarm, der mittels vordefinierter Arbeitsabläufe mit technischer Unterstützung abgearbeitet wird. Das CCM-System sorgt damit in Einkaufs- und Bezahlprozessen der MAN Gruppe für frühzeitige Aufdeckung etwaiger Compliance Risiken und Richtlinienverstöße.
Um zu verhindern, dass MAN aus dem Erwerb oder der Veräußerung von Unternehmensbeteiligungen Compliance Risiken entstehen, wird die Compliance Organisation in M&A-Projekte der MAN Gruppe von Beginn an mit eingebunden. Die Compliance Organisation hat spezifische Anforderungen an die Due Diligence Prüfung der betroffenen Unternehmen vorgegeben, die eine frühzeitige Aufdeckung etwaiger Compliance Risiken gewährleisten sollen.
MAN möchte durch Leistung und Qualität überzeugen und so das Vertrauen von Mitarbeitern, Anteilseignern und Geschäftspartnern in die MAN Gruppe stärken. Vor diesem Hintergrund genießen Integrität und gesetzeskonformes Verhalten bei MAN höchste Priorität. Durch den Aufbau einer nachhaltigen Compliance-Organisation möchte MAN potenziellen Risiken für das Unternehmen frühzeitig entgegenwirken. Sollte es dennoch zu Compliance-Verstößen kommen, stellt das Hinweisgeberportal Speak up! ein effektives Werkzeug dar, um diese mit Unterstützung der Hinweisgeber schnellstmöglich aufzudecken.
Über das MAN Hinweisgeberportal Speak up! können Mitarbeiter und Geschäftspartner unter der Online-Adresse https://www.bkms-system.net/MAN Hinweise zu schwerwiegenden Compliance-Verstößen im Bereich der Wirtschaftskriminalität (z.B. Korruptionsstraftaten), des Kartellrechts und des Datenschutzes vertraulich, weltweit und rund um die Uhr abgeben. Speak up! steht dafür rund um die Uhr in elf Sprachen zur Verfügung und ist von jedem internetfähigen PC zugänglich. Die eingesetzte IT-Technologie des Unternehmens Business Keeper AG garantiert Sicherheit für die Hinweisgeber auf höchstem Niveau.
Hinweisgeber können sich mit ihrem richtigen Namen oder einem selbstgewählten Pseudonym bei Speak up! registrieren und gelangen danach in das technisch hochgesicherte Portal, wo sie ihren Hinweis abgeben und gegebenenfalls Dateien zu dem Vorgang hochladen können. Die Compliance Abteilung der MAN SE überprüft den Hinweis auf Stimmigkeit und Plausibilität und tritt dazu gegebenenfalls über das Portal Speak up! wieder mit dem Hinweisgeber in Kontakt. MAN behandelt die Hinweise vertraulich und sensibel.
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